元培学院团学系统财务管理条例
2010-03-16

第一条 【立规目的】为加强团委、学生会财务管理,促进团学系统财务状况的健康、公开,规范财务行为,明晰财务操作程序,结合团学系统实际运作情况,制定本条例。

第二条 【财务管理的领导机构】团学系统财务管理工作由团委书记班子、学生会主席团直接领导。

第三条 【财务管理小组】 由团委书记班子和学生会主席团分别指定一人,与团委综合办公室主任一起,作为财务管理人组成财务管理小组,共同直接负责团学系统财务管理,负责具体实施团委、学生会的财务工作。

财务管理小组负责团学系统财务审核、收支工作,同时接受书记班子和主席团的监督和质询。

财务小组具体分工如下:团委综合办公室主任负责团学系统财务收入支出工作;其他两人负责团学系统财务审核。

第四条 【团学系统主要干部的财务活动限制】 团学系统财务收支在各部门和财务管理小组之间办理。除书记班子和主席团外,任何团学系统干部不得直接干涉财务工作,以保证财务管理独立性。

书记班子和主席团成员的工作支出单独记账。

第五条 【团学系统财务收入管理】 团学系统各部门取得的拨款、活动赞助、劳务报酬、资金捐赠等一切收入(包括现金与实物),应全部交由财务管理小组(此处指团委综合办公室主任)统一管理。

团委综合办公室主任应向交付方出具有财务管理人本人签名(盖章)的收据,并保留存根联备查。

严禁团学系统下设各部门截留收入,私设金库。

第六条 【团学系统活动经费预支申请及领取】团委学生会各部门需要申请预支活动经费时,向分管副书记、(副)主席提交预支申请,一式两份,由分管副书记、(副)主席审核后签字,交由学院负责老师审批签字后,一份交由财务管理人备案,一份由申请部门部长保留。

预支资金到帐后,申请部门部长持经由学院老师签字的申请单向财务管理人(此处指团委综合办公室主任)领取预支款项,由财务管理人作好金额、用途、经手人等账目记录,由领取人和财务管理人分别签字确认。

第七条 【团学系统财务支出管理】 团委学生会各部门财务支出须依据经审批通过的部门财务预算进行,支出总额原则上不得超过部门总预算。部门各项支出须向收款方索要北京大学财务部门承认有效的正规发票或收据。

部门活动为依靠校外赞助支持的,其活动专项支出原则上须在相应活动经费如数到账后进行。

第八条 【团学系统财务预算审批】 团委学生会各部门须在新学期开始后一周内向财务管理小组递交合理、完备的学期财务预算,原则上以活动为单位制定预算。预算报分管副书记、(副)主席审查后,提交书记班子、主席团讨论通过,由学院负责老师签字(盖章)后生效。

部门因为突发事件而产生预算之外的支出需要,应在支出发生前向分管副书记、(副)主席递交书面临时预算申请,说明追加预算的详细理由,由分管副书记、(副)主席签字(盖章)后递交财务管理小组,经财务管理人审核后可以发生相应支出。如确实因客观条件而无法及时获得审批的,须在支出发生后三天内向财务管理小组补交临时预算申请。对于出现用途、数额不合理等问题的申请,财务管理小组可予以驳回,要求书记班子、主席团复议。

第九条 【团学系统财务报销管理】 团委学生会财务报销程序在相应部门的预算获得审议通过(或相应数额资金如数到账)后启动。

团委学生会财务报销须使用北京大学财务部门承认有效的正规发票或收据。发票和收据的付款单位应统一为“北京大学”。发票和收据应详细注明支出的事项、金额和时间,同时印章齐全。发票和收据背面由经手人书写申请报销的部门名称、支出目的及用途,并签字。

票据报分管副书记、(副)主席审批同意并签字后,交分管财务审核的财务管理人根据部门预算额度及资金到账状况审核、记录、签字,再交与分管财务收入支出的财务管理人,分管财务收入支出的财务管理人向支出部门负责人给付报销的现金或支票。

第十条 【团学系统收到实物赞助的管理】 团委学生会各部门收到的实物赞助,应当在签订相关合同后,及时将附有明确物资数量的生效合同复印件交由分管副书记、(副)主席审阅并签字,之后递交财务管理小组按具体物资项目与数量登记备份,并详细说明该批物资的具体用途,由书记班子、主席团监督物资使用、发放情况。

严禁任何部门与个人藏匿、私分赞助物资。

第十一条 【团学系统财务账目管理】 财务管理小组对团委学生会的财务收支情况按部门分别记账,涉及多个部门的大型活动收支情况则单列记账。

团委学生会各部门应对本部门的日常收支情况和本部门承办大型活动的收支情况进行记录,形成专门的部门账簿,以便核对。

第十二条 【财务账簿和单据管理】财务管理小组的账簿和办理各项收支的有关票据应保存一年以上。每本账簿应当清晰注明账簿用途、负责人姓名及使用时间和范围。

团学系统换届后,应妥善移交财务管理账簿和有关票据。

第十三条 【财务状况的公布】财务管理小组负责定期对团委学生会各部门财务情况进行结算,并将团委学生会财务状况向书记班子、主席团及部长团全体会议公布,并在每学期末在BBS元培计划版上向全院同学公示,并接受质询。

第十四条 【对财务管理人的质询和调查】 书记班子、主席团或部长团认为财务管理小组账目混乱或存在其他违反财务管理制度的情形,可根据具体情况提出对财务管理小组的质询和调查,由书记班子、主席团与部长团全体会议讨论审议,决定处理意见。

第十五条 【财务管理人失职、渎职后的更换】 经过质询和调查,发现财务管理人确实存在失职、渎职情形的,应予以更换。

第十六条 【财务管理失职的界定】 在团委学生会财务管理过程中,发现如下情况的,以失职论处,由书记班子、主席团与部长团全体会议讨论处理决定:

(一)部门无法按时提交财务预算,部长以失职论处;

(二)部门违反条例发生未经审批的额外开支或部门开支项目严重背离已获审议通过的预算项目,部长以失职论处;

(三)下属部门出现隐瞒收入、私设金库等重大违规行为,分管副书记(副)主席以失职论处;

(四)在财务盘点、核查中发现通过虚开、涂改、分摊发票或收据等形式,虚报、瞒报工作支出,骗取学生会经费,行为已经完成的,票据背面所有相关审核签字人以失职论处;

(五)财务管理人怠于财务管理工作,导致财务管理混乱的,以失职论处。

第十七条 【财务管理渎职的界定】 在团委学生会财务管理过程中,发现如下情况的,以渎职论处,由书记班子、主席团与部长团全体会议讨论,从严追究责任,并追回款项:

(一) 部门出现隐瞒收入、私设金库、藏匿私分物资等重大违规行为,部长以渎职论处;

(二) 通过虚开、涂改、分摊发票或收据等形式,虚报、瞒报工作支出,骗取学生会经费,行为已经完成的,部长及直接当事人以渎职论处;

(三) 财务管理人与部门串通做假账的,所涉及的责任人,全部以渎职论处。

第十八条 【附则】本条例自通过之日起正式生效。

本条例解释权归元培学院团委书记班子、学生会主席团所有。